موانع رایج در ارتباطات را بشناسید

در یک شرکت، جلسه یا کار گروهی هیچ چیزی بدتر از این نیست که نتوانید با دیگران ارتباط برقرار کنید. مسئله‌ای که اگر به خوبی کنترل و مدیریت نشود، روی روحیه فرد تأثیر منفی زیادی خواهد گذاشت تا حدی که خود را سرخورده و به اصطلاح بی‌عرضه در ارتباط تلقی خواهد کرد. اتفاقی که باید گفت همراه با گوشه نشینی و حتی استعفا همراه خواهد بود. البته این مسئله فقط برای یک فرد نخواهد بود. بلکه یک تیم هم شاید مشکلاتی در ارتباط داشته باشد؛ به ویژه اینکه اگر جلسه مهمی با شرکت طرف قرارداد خود تنظیم کنند. به هر حال در دنیای امروزی ارتباطات بیشتر از هر چیزی، اهمیت خود را نشان داده است.

موانع ارتباطات فقط مربوط به شخصیت روحی فرد نیست. بعضی از آن‌ها فنی هستند و هر کسی را با هر سبک و شخصیتی درگیر خواهد کرد. موانعی که فقط محدود به یک دوره خاصی نیستند و شرکت یا افراد ممکن است تا بارها با آن برخورد داشته باشند.

حالا اینکه این‌ها چه موانعی هستند، در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.

موانع ارتباطات شرکت و افراد

استفاده از اصلاحات تخصصی و صنعتی

هر کسب‌وکاری برای خودش دارای اصطلاحات تخصصی است. اصطلاحاتی که هر فرد فنی در آن حوزه باید بداند؛ اما مشکل از جایی شروع می‌شود که طرف مقابل با این اصطلاحات آشنا نیست. حالا این طرف مقابل می‌تواند مشتری شما یا حتی همکارتان در واحد دیگر باشد؛ برای مثال، اگر شما در واحد طراحی سایت فعالیت می‌کنید، حتماً اصطلاح KPI را می‌شناسید. در صورتی که کارشناس فروش که در واحد دیگری فعال است، اصلاً نمی‌داند که KPI چیست. این نبود تناسب بین دانستن اصطلاحات در صورت ایجاد همکاری مشترک می‌تواند باعث توقف فعالیت برای مدت محدود شود. برای همین بهتر است که قبل از شروع همکاری هر دو واحد در یک جلسه آموزشی با اصطلاحات تخصصی و مورد نیاز آشنا شوند.

بیان توضیحات و اطلاعات بیش از حد در ارتباطات

گاهی بیان اطلاعات بیش از حد به جای اینکه بتواند مفهومی را راحت‌تر کند، باعث پیچیدگی آن می‌شود. اطلاعات و داده‌ها باید تا جایی گفته شود که کاربر آن را درک می‌کند؛ بیان اطلاعات اضافی می‌تواند علاوه بر خستگی او، تضادی را در نمونه‌های قبلی ایجاد کند. منظور از تضاد یعنی داده‌هایی که استثنا هستند. راحت‌ترین مثال را می‌توان آموزش درسی به ویژه زبان مطرح کرد. در کلاس‌های زبان در همان روز اول همه قواعد آموزش داده نمی‌شود. حتی استثنا هم بیان نمی‌شود. همه چیز کم کم پیش خواهد رفت.

سبک‌های مختلف ارتباطات

هر کسی اخلاق و سبک مختلفی در ارتباطات دارد. یک نفر به اصطلاح دیرجوش است و دیگر زود با بقیه ارتباط برقرار می‌کند. این سبک‌ها در روزهای اول می‌تواند مشکلاتی را برای کاربران به وجود بیاورد؛ به ویژه برای آن‌هایی که خیلی نمی‌توانند در ابتدا ارتباط با بقیه برقرار کنند. روش‌های زیادی وجود دارد که بتوانید به اصطلاح یخ کارمندان جدید را بشکنید. اولین قدم این است که کارمند جدید را به تمامی اتاق‌ها برده و او را با بقیه آشنا کنید. سعی کنید تا کم کم ارتباط را بین افراد جا بیندازید. قرار نیست که همه در روز اول با هم اخت شوند. به هر حال برای موفقیت در یک شرکت تا زمانی که همه به یک درجه ارتباط نرسند، پیش رفتن آن و به ویژه هماهنگی واحدها سخت خواهد بود.

زبان مختلف یا مشکل در شنیداری و گفتاری در ارتباطات

گاهی فردی از یک شهر دیگری وارد شرکت شما می‌شود. برای مثال ممکن است که از جنوب کشور باشد. از این رو دارای لهجه به خصوص آنجاست. حالا تفاوت لهجه شاید خیلی مشکلی به وجود نیاورد؛ اما گاهی بعضی کلمات و اصطلاحات هستند که در آن فرهنگ معنای متفاوت می‌دهند یا اینکه آن فرد عملی را در شرکت خودش به صورت دیگری انجام می‌دهد. در اینجاست که اختلاف پیدا می‌شود. برای همین مدیر مجموعه بهتر است که قبل از شروع با شخص کامل صحبت کرده و با فرهنگ او آشنا شود. اگر تضادی مشاهده کرد، به او هشدار دهد. مسئله دیگر اینکه شاید شخص مشکل شنوایی یا گفتاری داشته باشد. باید بیشتر از همه مراقب این افراد بود. منظور این است که از یک زبان واحد بتوان برای برقراری ارتباط استفاده کنید. بهترین راه نوشتن است. به هر حال مانع است؛ اما چیزی نیست که مشکلی به وجود بیاورد.

موانع هرچه باشند، قابل برطرف شدن هستند. این شما هستید که باید بتوانید برای مانع خود بهترین راه‌حل را پیدا کنید. بهترین راه برای کنترل و مدیریت این موانع کمک گرفتن از یک منتور حرفه­ای است تا همه چیز را با برنامه پیش ببرد.