اندازه گیری برنامه منتور

برنامه‌های منتورینگ در محیط کار مزیت‌های زیادی دارند. مزیت‌هایی که از حفظ و ساختار نظام شرکت گرفته تا سلامت روحی و فکری کارمندان را شامل می‌شود؛ اما تا وقتی نتوان نتیجه‌های به دست آمده را اندازه‌گیری کرد، چگونه می‌توان متوجه شد که فعالیت‌های منتورینگ انجام گرفته مناسب بوده است یا خیر؟ چگونگی می‌توان برنامه ریزی برای آینده تعیین کرد؟

وقتی اندازه‌گیری نباشد، نمی‌توان انتظار موفقیت و برطرف کردن چالش‌ها را داشت. مسئله منتورینگ و فعالیت‌های انجام شده در این حوزه را نمی‌توان به صورت سنتی و با تعدادی آمار عددی اندازه کرد. باید اهداف و KPI ها به درستی از قبل مشخص شوند و تمامی برنامه ریزی‌ها بر اساس آن‌ها باشد. در حقیقت باید در برنامه منتورینگ مشخص شود که نتیجه نهایی در شرکت چه چیزی خواهد بود. در آن‌وقت است که می‌توان گفت چیزی برای اندازه‌گیری وجود دارد.

معیارهای کلیدی برای اندازه‌گیری موفقیت برنامه منتورینگ

چندین گزینه برای اندازه‌گیری کامل برنامه منتورینگ وجود دارد؛ اما باید گفت که همه این معیارها مناسب تمامی سازمان‌ها نیستند؛ برای اینکه باید بر اساس شرایط سازمانشان تعیین شود.

در دید کلی معیارها به سه گروه تقسیم می‌شوند:

معیارهای انگیجمنت

آیا شرکت کنندگان با برنامه منتورینگ تدوین شده به خوبی ارتباط برقرار می‌کنند؟ معیارهای این اندازه‌گیری شامل موارد زیر است:

• تعداد افراد ثبت نام کننده
• تعداد روابط با منتورینگ فعال
• تعداد جلسه‌ها با منتورینگ
• تعداد ساعت حضور منتورینگ
• تعداد یادداشت‌های نوشته شده

معیارهای پیشرفت

آیا شرکت کنندگان در زمینه‌هایی تعیین شده پیشرفت می‌کنند. این معیارها شامل موارد زیر است:

• تعداد اهداف تعیین شده
• تعداد اهداف به دست آمده
• نمره رضایت بخشی
• بازخوردهای خارجی مانند گزارش یک مدیر

اهداف بیزینسی

آیا برنامه تدوین شده در بهینه سازی تجارت شما مؤثر بوده است. اندازه‌گیری آن بر اساس معیارهای زیر است:

• تعهد شغلی
• رضایت کارمندان
• نرخ ماندگاری
• نرخ پیشرفت و تبلیغات
• نرخ عملکرد
• نرخ مشارکت

این‌ها معیارهایی است که خود منتور بهتر از هر کسی دیگر می‌تواند آن‌ها را تعیین و اندازه‌گیری کند. برای همین شاید برای یک فرد دور از این محیط بسیار پیچیده و گنگ به نظر برسد.

چگونه داده‌ها را از برنامه منتورینگ جمع آوری کنیم؟

برای استفاده از معیارهای بالا شما نیاز به داده‌های کمی و کیفی دارید. بهترین روش‌هایی که می‌توانید استفاده کنید، شامل موارد زیر است:

بررسی کردن

از نظرسنجی بهترین و ساده‌ترین روش برای دریافت اشخاص است؛ برای مثال می‌توان از نظرسنجی در میزان اشتیاق کارمندان یا افراد در خصوص رضایت شغلیشان پرسید. حالا این نظرسنجی می‌تواند به صورت سؤال‌های ساده یا سیستم امتیازدهی باشد. مسئله مهم در بخش نظرسنجی، طراحی سؤال است. سؤالات اول از همه باید به صورتی باشند که نه وقت کاربران را بگیرد و دوم اینکه بهترین بازخورد و جواب را به شما بدهد. بهترین حالت این است که از سؤالات چندگزینه‌ای استفاده کرده و برای اینکه در هزینه مالی و زمانی صرفه‌جویی شود، می‌تواند از نرم افزارهای آنلاین استفاده کرد.

استفاده از داده‌های منابع انسانی

منابع انسانی بهترین و جامع‌ترین واحدی است که تمامی اطلاعات مربوط به پرسنل را دارد. مسلماً اولین قدم شما باید بررسی اطلاعات ثبت شده از کارمندان از جمله اطلاعات شناسنامه‌ای، تاریخچه فعالیت، ترفیع یا کسر از حقوق، زمان فعالیت و غیره است. برای همین خیلی مهم است که با این واحد تعامل خوبی برقرار شود.

صحبت در جلسات

اطلاعات به دست آمده در هر جلسه برای منتور و مدیر حکم طلا را دارد. این اطلاعات باید در یک نرم‌افزاری جامع ثبت و هر بار روی نمودار آمده تا بتوان بهترین تحلیل را از آن‌ها انجام داد. از نتیجه‌گیری‌هایی که در بین صحبت‌ها به دست می‌آید، به هیچ وجه نباید به سادگی گذشت. این جلسات می‌تواند به صورت گروهی یا تک نفره با هر یک از کارمندان باشد. مسلماً برای شرکت‌هایی با تعداد کارمندان زیاد، این مسئله خیلی وقت‌گیر است.

نکته آخر اینکه به هیچ وجه نباید به سادگی از کنار این داده‌های به دست آمده گذشت. تمامی داده‌ها باید در یک نرم افزار مربوطه ثبت شوند تا در زمان لازم روی آن‌ها تحلیل انجام شود. تمامی فعالیت‌های بعدی بر اساس تحلیل این داده‌هاست. بعد از انجام فعالیت‌ها، باز باید نتایج را با نمونه‌های قبلی مقایسه کرد که آیا پیشرفتی به دست آمده است یا خیر.​