مصاحبه کاری برای شرکت‌ها این روزها به یک چالش تبدیل شده است. یک سؤال اشتباه یا بیان آن با فرمت نادرست می‌تواند تصویر منفی از شرکت نزد کارجو ثبت کند. شبکه‌های اجتماعی هم که دیگر پر شده از ناکارفرماهایی که حتی اصول اولیه جلسه مصاحبه را نمی‌دانند و تقاضاهای فراتر از توانایی‌های یک نفر دارند. دلایل زیادی می‌توان برای این مسئله بیان کرد؛ اما مهم‌ترین دلیلی که حتی باعث می‌شود تا شرکت‌های پرآوازه هم اشتباه کنند، تدوین نکردن یک پیش نویس مصاحبه از قبل است. چیزی که ما قرار است تا در ادامه برای شما بنویسیم.
پیش نویس مصاحبه کاری چیست؟
پیش نویس مصاحبه در یک جمله شامل تمامی اطلاعات و سؤالاتی است که شما به عنوان مدیر منابع انسانی شرکت از کارجو باید بپرسید. این پیش نویس در حقیقت چیزی شبیه به نقشه راه است تا مصاحبه کننده بهتر بتواند جلسه را کنترل کند.
مزایای پیش نویس مصاحبه
فرقی ندارد که شرکت شما کوچک یا بزرگ است؛ سالی یک بار استخدام دارد یا سالی چند بار. مهم این است که همان جلسه بتوانید بهترین نتیجه را بگیرید. پس باید یک پیش نویس مصاحبه داشته باشید، برای اینکه:
- جزئیات همیشه فراموش می‌شوند. حتی اگر به خودتان هم بگویید که سابقه چندین ساله دارید، باز هم نکات ریزی وجود دارد که در شرایط خاص احتمال فراموشی زیادی دارند. در پیش نویس می‌توانید تمامی جزئیات را بنویسید.
- گاهی مدیر منابع انسانی یا مسئول مصاحبه کاری نیست. ممکن است که در آن لحظه اتفاقی افتاده باشد و از شرکت بیرون رفته است؛ از این رو باید یک نفر دیگر که حالا معاون یا مدیر یا حتی کارمند آن واحد است، مصاحبه را انجام دهد. پیش نویس به او کمک می‌کند تا بداند که چه سؤالاتی را بپرسد و جلسه را چگونه پیش ببرد.
- پیش نویس چیزی ثابت یا به اصطلاح وحی ملزم نیست. در هر سری می‌توانید با توجه به بازخوردهای دریافتی تغییراتی را بدهید. در حقیقت ابزاری برای یادداشت‌برداری شما هم خواهد بود.
- پیش نویس به شما جهت می‌دهد تا جلسه را بر اساس خط اصلی پیش ببرید. در حقیقت از حاشیه دور نشوید. اینکه بدانید برای موقعیت‌های شغلی مختلف چه سؤالاتی بپرسید و چه مواردی را در نظر بگیرید.
- مهم‌ترین مزیت این است که به شما در صرفه‌جویی زمان کمک خواهد کرد. از آنجا که می‌دانید تا چه سؤالاتی را بپرسید، پس سریع به اصل مطلب خواهید رفت؛ یعنی جلسه‌ای پربار و بدون حاشیه.
چگونگی تدوین پیش نویس مصاحبه کاری
- نتیجه جلسات مصاحبه قبلی را اول از همه بررسی کنید. یک جدول با دو ستون طراحی کنید. در ستون اول سؤالاتی که در هر مصاحبه بیشترین و بهترین پاسخ را داشته‌اند و سؤالاتی که کارجو از جواب آن‌ها خودداری کرده است؛ برای مثال، مورد اول می‌تواند سؤالاتی در خصوص توانایی موضوع و مورد دوم در خصوص زندگی خانوادگی باشد.
- در پیش نویس که فقط نباید سؤالات نوشته شود؛ بلکه موارد کنار آن اهمیت بیشتری دارند. اینکه چه مدت زمان طول بکشد، در کجا انجام شود، در چه موقعی از روز باشد و غیره. هرکدام از این‌ها قوانینی هستند که هر کسی در جلسه مصاحبه باید رعایت کند. همچنین وسایل مورد نیاز هم بنویسید. اینکه برای مصاحبه کاری در آن موقع باید چه وسایل دیگری در کنار مصاحبه کننده باشد؛ ضبط صوت، کاغذ و قلم، ماژیک، کتاب و غیره.
- یک ساختار درختی طراحی کنید. در این ساختار باید ارتباط بین سؤالات مشخص شود. برای اینکه چنین ساختاری به بهترین شکل ممکن طراحی شود، جواب‌های احتمالی را بنویسید. مسلماً ساختار شما بر اساس جواب کارجو تغییر خواهد کرد. به هر حال بعد از چند بار مصاحبه در یک حوزه خاص می‌توانید جواب‌ها حدس بزنید. در بالا هم نوشتیم که پیش نویس اولیه قرار است تا در همه جا تکرار شود. بلکه باید بر اساس بازخوردهای به دست آمده تغییراتی را روی آن‌ها اعمال کنید.
- پیش نویس برای موقعیت‌های خاص بنویسید. مسلماً سؤالات و چالش‌های استخدام کارشناس دیجیتال مارکتینگ با کارشناس بازاریابی متفاوت است. این سؤالات را باید مدیر آن واحد همراه با مدیر واحد منابع انسانی تعیین کند.
- پیش نویس را قبل از ورود حتماً مرور کنید. قرار نیست که کارجو این کاغذ را ببیند؛ اما اگر اشتباهی داشته باشد، احتمال اینکه مصاحبه کننده با آن پیش ببرد، خیلی زیاد است. حالا اگر در آن روز شخص دیگری مصاحبه می‌کند، می‌تواند باعث سردرگمی و تشویق ذهن او شود.
- در پیش نویس جملاتی که باید مصاحبه کننده از شرکت و معرفی به کار ببرد، حتماً بنویسید. همه کارمندان فعلی شرکت خود را می‌شناسند؛ اما معرفی آن مسئله دیگری است. بارها پیش آمده که مصاحبه کننده خدمات شرکت را معرفی کرده است؛ اما در بعد مشخص شده که آن خدمات به شکل دیگر بوده است.
پیش نویس مصاحبه در حقیقت جزوه‌ای است که به مصاحبه کننده مسیر پرسیدن سؤالات را نشان می‌دهد. به این صورت جلسه با کیفیت بسیار بالایی خواهید داشت.