این روزها که ارتباط مجازی به یکی از اجزای جدانشدنی زندگی ما تبدیل شده است و همه فعالیت‌ها را تحت پوشش قرار می‌دهد، منتورینگ مجازی هم چیز عجیبی نخواهد بود. بله درست شنیده‌اید. منتورینگ مجازی. به نظر شما آیا می‌شود گروهی یا شرکتی را بدون حضور و ارتباط مستقیم مربیگری کرد یا خیر؟
جواب که مثبت است. من مطمئنم که الآن شما تعجب کرده‌اید؛ البته اگر تا به حال از خدمات منتورینگ استفاده نکرده‌اید. به هر حال برای آن‌هایی که خودشان منتور هستند یا از خدمات او استفاده می کنند، این مسئله کاملاً عادی است. وقتی پسوند مجازی به چیزی می‌چسبد، ممکن است که به خود بگویید که مربی حضوری گاهی به مشکلاتی با تیم برمی‌خورد؛ حالا چگونه می‌تواند فرد یا تیمی را منتور کند؟ اگر هم انجام دهد، مطمئناً کیفیت ندارد. این البته جمله ما نیست. بلکه دقیقاً عبارتی است که افراد تازه آشنا شده با دنیای منتورینگ و مجازی بیان می کنند.
ما اصلاً ناراحت نمی‌شویم. اتفاقاً خیلی خوشحال می‌شویم که چنین مسئله‌ای وجود دارد. برای اینکه می‌فهمیم به هر حال شخص مقابل اول از همه تا حدی با این دنیای مربیگری آشناست؛ دوم اینکه بهتر می‌توان از مزیت‌های این نوع با او حرف زد.
در این مطلب ما قصد داریم تا در خصوص منتورینگ مجازی صحبت کنیم.
تعریف منتورینگ مجازی
منتورینگ مجازی در حقیقت شامل همان عملیات منتور کردن است که از طریق تلفن یا ارتباط ویدئویی انجام می‌شود. این نوع در مواقعی که ارتباط حضوری سخت یا غیرممکن است، بهترین راه خواهد بود؛ روزهای کرونایی و دور بودن محل منتور با افراد از جمله مهم‌ترین مثال‌های این نوع هستند. در حقیقت این نوع همان ارتباط ویدئویی است که بیشتر از طریق اسکایپ انجام می‌شود.
مزایای منتورینگ مجازی
یکی از مهم‌ترین مزیت‌های منتورینگ در ساخت فرهنگ یادگیری و به اشتراک‌گذاری دانش است. این تقریباً بین همه انواع مربیگری یکسان است؛ اما برای زمان‌هایی که بین منتور و فرد یا شرکت به هر دلیلی فاصله زیاد است، پس باید ارتباط از طریق بستر مجازی باشد. برخلاف تصور برخی که ارتباط فیزیکی برای مشاوره نیاز است، نوع مجازی مزیت‌های مخصوص و منحصربه‌فرد خود را دارد:
- با این روش دیگر هیچ‌گونه محدودیتی بین مکان مربی و شرکت وجود ندارد. مربی می‌تواند در یک شهر یا حتی کشور دیگری باشد. ارتباط خیلی راحت می‌تواند از طریق نرم‌افزارهای مخصوص انجام شود.
- یک شرکت می‌تواند خیلی راحت و در کمترین زمان ممکن با چندین منتور همکاری کند. این ارتباط در یک روز خواهد بود. در ارتباط فیزیکی بیشترین زمان ممکن به منتظر ماندن فرد برای شرکت در جلسه و دیگر موارد هدر می‌رود؛ اما در مجازی دیگر از حاشیه خبری نیست.
- صرفه‌جویی در زمان خواهد شد. در بالا هم نوشتیم که برای تشکیل یک جلسه فیزیکی، چه منتور به شرکت بیاید یا شما پیش منتور بروید، باید زمانی صرف مسیر رفت‌وآمد شود. در نوع مجازی دیگر چنین اتلافی وجود ندارد.
- در نوع مجازی، ارتباط خیلی راحت‌تر صورت می‌گیرد. در ارتباطات فیزیکی برخی شاید خیلی نتوانند راحت صحبت کنند یا به اصطلاح معذب باشند. در نوع مجازی حداقل استرسی برای صحبت وجود ندارد.
- ارتباط خیلی سریع شروع می‌شود و هیچ اختلالی در جلسه وجود ندارد. البته نمی‌توان گفت که هیچ اختلالی وجود ندارد؛ اما می‌توان گفت که در کمترین حد ممکن خود خواهد بود.
چگونه این نوع مربیگری را در شرکت پیاده‌سازی کنیم؟
متأسفانه با اینکه این روش مجازی در صحبت اولیه طرفداران زیادی دارد؛ اما در بعضی شرکت‌ها همیشه پیاده‌سازی آسانی هم ندارد. حالا اگر شرکت تمامی یا بخش بیشترش را به صورت سنتی و فیزیکی پیش برده است. مدیران اغلب تمایل دارند که با منتورها به صورت رودررو مواجه شوند و همچنین ترغیب کردن کارمندان برای حاضر شدن در جلسه اینترنتی خیلی سخت است. به هر حال آن‌ها کارهایی دارند که باید انجام داده و از این رو شاید خیلی انجام این فعالیت‌ها را به نوعی حواس پرتی کار خود بدانند.
برای هر کاری، راه حلی وجود دارد. اگر به دنبال این هستید که منتورینگ مجازی شرکت خود را با کمترین مشکل و دردسر پیاده‌سازی کنید، پیمودن مراحل زیر توصیه می‌شود:
- در ابتدا این وظیفه مدیر شرکت و منابع انسانی است که کارمندان شرکت را در آمادگی برای شرکت در جلسه‌های مجازی تشویق کند. اینکه هدف چیست، چرا به این صورت انجام می‌شود و چه مزایایی برای آن‌ها دارد.
- قبل از شروع زیرساخت‌های لازم را آماده کنید. این زیرساخت‌ها شامل اینترنت پرسرعت، دستگاه‌هایی با مشخصات سخت افزاری مناسب، دوربین برای ضبط تصاویر و میکروفن است. اگر هم قرار است که کارمندان از خانه یا محلی غیر از شرکت در جلسه حضور داشته باشند، حتماً از آماده بودن تجهیزات آن‌ها مطمئن شوید.
- در هر جلسه سعی کنید که بازخوردها را به دست آورید. اگر مورد منفی وجود داشت، درصدد برطرف کردن برای جلسه بعدی باشید.
البته ممکن است که مدیر یا منتور با چالش‌های زیر برای برقراری جلسه منتورینگ مجازی بربخورد. برای هر چالش، راه حلی توصیه می‌شود.
مشکلی در برقراری ارتباط اینترنتی وجود دارد. این مشکلمنتر به دلیل کندی اینترنت یا خراب بودن یکی از دستگاه‌های ارتباطی است. مشکلی که این روزها می‌تواند به راحتی و بدون هیچ مسئله و مشکلی برطرف شود. تنها راه این است که قبل از شروع جلسه، چندین بار وسایل ارتباطی را بررسی کنید.
بعضی کارمندان احساس خوبی ندارند. باید گفت که این مسئله در شروع کاملاً طبیعی است. به هر حال خیلی از کارمندان به ویژه آن‌هایی که بار اولشان در ارتباط مجازی است، علاقه‌ای به این روش ندارند. مدیر باید قبل از هر جلسه به طور کامل با کارمندان صحبت کند. این جلسه برای شرکت اهمیت دارد؛ اما این نکته را در نظر بگیرید که مدیر نباید کارمندی را اجبار کند. به هر حال اگر بیشتر کارمندان روی جلسه فیزیکی تأکید دارند، شاید بهتر است که از فکر حالت مجازی خارج شوید.
منتورینگ مجازی در روزهای اول مسلماً مشکلاتی خواهد داشت؛ اما اگر تمامی مراحل آن به خوبی برنامه‌ریزی شود، مطمئناً بدون هیچ مشکلی ادامه پیدا خواهد کرد.